O XML da nota de compra
Não é o PDF nem a foto. É o arquivo fiscal emitido pelo fornecedor, com os itens, quantidades, valores e códigos.
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Importar NF-e e dar entrada no estoque: guia prático
A nota chegou com 80 itens e o fornecedor quer o estoque pronto. O XML existe justamente para você não digitar tudo de novo. Veja como importar, conferir e fechar a entrada sem criar estoque fantasma.
O que muda quando a nota entra pelo XML
Digitar uma nota inteira é lento e abre espaço para erro: um código trocado, uma quantidade a mais, um custo desatualizado. O XML traz os dados estruturados da nota — e o sistema pode comparar cada item com o que já está no cadastro.
A importação não elimina a conferência. Ela elimina a digitação. O tempo que você gastaria copiando item por item passa a ser usado no que só uma pessoa pode fazer: conferir o que chegou, identificar divergência e decidir o que vai para as prateleiras.
Antes de importar: o que precisa estar pronto
O cadastro de produtos
Quanto melhor o cadastro, mais itens são vinculados automaticamente. Código interno e código de barras ajudam a encontrar o produto certo.
A mercadoria conferida
A nota diz o que deveria chegar. A contagem física diz o que chegou. A entrada precisa refletir a realidade, não só o papel.
A unidade de medida
Unidade, quilo e fração não são a mesma coisa. Uma entrada com unidade errada desorganiza o estoque e o custo do item.
Passo a passo da entrada
O caminho abaixo vale para a rotina de compra. A tela pode ter detalhes diferentes da sua versão, mas a lógica é sempre a mesma: ler, vincular, conferir, confirmar.
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1. Baixe o XML, não o PDF
O XML é o arquivo fiscal que o fornecedor emite. O PDF (DANFE) é só a representação visual da nota e não serve para importar. Baixe o XML no portal do fornecedor, no e-mail de envio ou no sistema de onde a compra foi feita.
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2. Confira a nota antes de subir
Veja se o destinatário é o CNPJ da sua loja, se o fornecedor é o correto, se a nota não está cancelada e se o número e a data batem com a compra que chegou. Subir o XML errado é o jeito mais rápido de criar estoque fantasma.
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3. Abra a entrada por NF-e
No TPA, a entrada de compra fica na área de estoque. É por ali que o XML é lido e os itens são preparados para conferência — sem digitar produto por produto.
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4. Selecione o arquivo XML
Escolha o XML baixado. O sistema lê os itens, as quantidades, os valores e os códigos que vieram do fornecedor. A partir daí, o trabalho deixa de ser digitação e passa a ser conferência.
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5. Revise o cabeçalho da nota
Confirme fornecedor, número, data e valor total. Se algum dado não corresponder à compra, pare antes de confirmar. Corrigir depois é mais trabalhoso do que conferir agora.
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6. Vincule cada item ao produto certo
O TPA compara o que veio na nota com o que já está cadastrado. Item conhecido é vinculado ao cadastro existente; item novo precisa ser criado. Use código interno, código de barras ou nome para não duplicar o mesmo peixe ou produto com descrições diferentes.
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7. Confira quantidade, unidade e custo
Aqui está o ponto que mais gera divergência. Confira se a unidade é unidade, quilo ou fração; se a quantidade recebida é a mesma da nota; e se o custo que vai para o estoque reflete o seu critério (por exemplo, com frete e impostos que você considera no custo de compra).
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8. Confirme a entrada e registre as diferenças
Com tudo conferido, confirme. O estoque e o custo são atualizados. Se faltou item, chegou avariado ou parte da fauna morreu no transporte, registre a diferença e a perda separadamente — não esconda a perda dentro da venda.
O que conferir antes de confirmar
Uma entrada errada contamina estoque, custo e relatório. Sete conferências resolvem a maior parte dos casos.
| Conferir | Por quê |
|---|---|
| Destinatário | O XML precisa ser da nota emitida contra o CNPJ da sua loja. |
| Fornecedor, número e data | Evita importar uma nota de outra compra ou de outro fornecedor. |
| Produto e código | Descrição parecida não é o mesmo item. Confira o código antes de vincular. |
| Quantidade | Compare com a contagem física. XML não corrige item que não chegou. |
| Unidade | Unidade, quilo e fração mudam o estoque e o custo. Meio peixe não é um peixe. |
| Custo | O custo lançado precisa refletir o critério da loja, inclusive frete e impostos quando aplicável. |
| Status da nota | Nota cancelada não deve entrar no estoque. |
Fauna viva: o cuidado que a nota não mostra
Peixe, planta e coral não são mercadoria parada. Parte do lote pode chegar debilitada e morrer nos primeiros dias. Se essa perda entra como saída comum, o relatório mostra um lucro que não existe.
Na entrada, confira a quantidade e a condição do que chegou. Depois, registre a perda por espécie e por fornecedor, separada da venda. Com o tempo, esse número mostra qual fornecedor entrega material frágil e quanto a mortalidade custa por ano.
Venda por unidade e por fração, estoque mínimo por item e perda separada da venda são o básico para uma loja de aquarismo. O guia de controle de estoque de fauna aprofunda cada um desses indicadores.
Erros comuns
- ✕Importar o PDF ou uma foto da nota: o TPA precisa do XML.
- ✕Subir o XML de outra loja ou de uma nota já cancelada.
- ✕Confirmar a entrada duas vezes e dobrar o estoque.
- ✕Criar um produto novo quando o item já existia com outro nome.
- ✕Ignorar a unidade de medida e lançar quilo como unidade.
- ✕Conferir só a nota e não o que chegou fisicamente.
- ✕Registrar a morte de fauna como venda ou como saída comum.
- ✕Deixar o custo antigo e precificar com base em um valor que já mudou.
O jeito prático com o TPA
O TPA lê o XML da nota de compra, compara os itens com o cadastro e atualiza a quantidade e o custo no estoque. O que era digitação vira conferência.
A lista completa de módulos está na página da plataforma. Para quem está começando agora, o guia sistema para loja de aquarismo ajuda a comparar planilha, sistema genérico e um sistema feito para o setor.
O TPA roda no computador do balcão e continua funcionando sem internet no dia a dia. A conexão é usada para validar a licença e guardar o backup na nuvem. A entrada por XML é local: o arquivo é lido no próprio computador da loja.
Perguntas frequentes
Preciso digitar os produtos da nota?＋
Não. O XML já traz os itens, as quantidades, os valores e os códigos enviados pelo fornecedor. O trabalho é revisar, vincular os itens ao cadastro existente e criar apenas o que ainda não existe. A digitação item por item deixa de ser o caminho principal.
O TPA importa PDF ou foto da NF-e?＋
Não. A importação é feita pelo XML, que é o arquivo fiscal da nota. O PDF (DANFE) serve para consulta visual, mas não carrega os dados estruturados necessários para dar entrada no estoque.
E quando o produto ainda não está cadastrado?＋
Ele precisa ser criado ou vinculado durante a conferência. Use o código interno, o código de barras ou o nome para encontrar o item certo. Criar um cadastro novo para um produto que já existia é uma das principais causas de estoque duplicado.
A importação muda o custo do produto?＋
Sim. A entrada atualiza quantidade e custo conforme os valores da nota. Antes de confirmar, revise se o custo lançado reflete o critério da loja — por exemplo, se frete e impostos entram no custo de compra. O preço de venda não muda sozinho: ele é uma decisão sua.
Posso importar a mesma NF-e duas vezes?＋
Não é recomendado. A segunda importação pode duplicar a quantidade em estoque e distorcer o custo. Antes de subir, confira no histórico de entradas se aquela nota já foi lançada.
Importar NF-e serve para nota de venda?＋
Este guia trata da entrada de compra: o XML do fornecedor que abastece o estoque. A emissão de nota de venda é outro fluxo, com regras fiscais próprias. O TPA importa a NF-e de compra para atualizar o estoque e o custo.
O que fazer se faltar item ou parte da fauna chegar morta?＋
Registre a divergência antes de fechar a entrada e trate a perda separadamente. Estoque, venda e mortalidade precisam ser números distintos; misturar os três faz o lucro parecer maior do que é. Depois, converse com o fornecedor sobre a reposição ou o abatimento.
Quer ver a entrada por NF-e funcionando?
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